• Geert

Een kassasysteem of kassa app kiezen: 10 gratis tips voor (startende)ondernemers

Bijgewerkt: 24 jul 2019



Een groot verschil tussen een webwinkel en een fysieke winkel is de beschikbaarheid van meetbare gegevens. Maar hoe doe je dat als je een fysieke winkel hebt? Wat de analytics zijn voor een webshop, is het kassasysteem voor (startende) ondernemers met een winkel. Een modern kassasysteem of kassa app kan voor veel startende ondernemers de inzichten bieden die ook beschikbaar zijn bij het runnen van een webwinkel.

10 tips voor ondernemers en starters

Tabletkassa.nu vergelijkt en geeft advies aan (startende) ondernemers die op zoek zijn naar een nieuw kassasysteem. We hebben enkele van de vragen samengevat in tien tips en overwegingen die meespelen bij het aanschaffen van een nieuwe online kassa app of een compleet kassasysteem. Gaat u een eigen winkel starten en een kassa kopen? Dan zijn onderstaande tips bijzonder handig voor u!

1. Wil je een kassasysteem of meer?

Veel ondernemers denken "ik heb een kassa nodig". En waarschijnlijk is dat ook zo. Toch kan het geen kwaad om eerst de vraag te stellen "Hoe wil ik mijn klanten bedienen" en "Hoe maak ik het makkelijk voor mezelf".

Heeft u een webshop met veel artikelen en begint u een fysieke winkel (of andersom)?

Dan wilt u waarschijnlijk met één voorraad werken. U zult veel profijt hebben van een integratie tussen uw kassasysteem en de webshop. De kassa die u zoekt moet beiden kunnen.

Bent u net gestart of overweegt u om een winkel te beginnen met een webshop?

Neem dan meteen een geintegreerd systeem. Of begin met een eenvoudige kassa-app die je later kunt koppelen. Je kunt hierbij denken aan Countr, Cashr, iZettle, SumpUp of CCV.

Staat u vaak op een braderie, jaarmarkt, bezorgt u aan huis of heeft u een horeca zaak? Er zijn ook pin-apparaat leveranciers die een kassa-app aanbieden zoals Worldline (Lightspeed) en CCV (SalesPoint). Dit kan een goede keus zijn vanuit service of het gemak van alles-bij-een leverancier.

Dan kan een goed pin-apparaat nog belangrijker zijn dan uw kassa-systeem. Op jaarmarkten zie je veel iZettle's, maar voor een echte winkel of horeca zaak zijn deze pin-apparaatjes niet kwalitatief genoeg. Ze zien er overigens wel trendy uit.

2. Waar ga je het kassasysteem voor gebruiken?

Dit lijkt een open deur, maar veel ondernemers willen graag factureren via het kassasysteem. Dit moet natuurlijk gekoppeld worden op een manier dat facturen, bezorgbonnen en/of pakbonnen makkelijk geprint of per e-mail verstuurd kunnen worden. Een koppeling tussen de kassa en een weegschaal wordt vaak gekozen door ondernemers die met verse (weeg)producten werken. Zo kunt u direct wegen en aanslaan via het kassasysteem. En een koppeling met het pin-apparaat verkleint de foutkans en levert veel gebruiksgemak.

3. Welke kassa functies ga ik gebruiken?

Het registreren van producten, omzetrapportages, dagstaten, producten scannen en pinnen. Dit zijn voorbeelden van veel gebruikte functionaliteiten op een kassasysteem.

  • Optellen en afrekenen

  • Registreren van producten

  • Parkeren van bonnen

  • Tafelindeling (horeca)

  • Kortingen geven

  • Factureren

  • Klant of spaarkaart koppelen

  • Retouren registreren

  • Etiketteren (van versproducten)

  • Boekhouden en/of BTW vastleggen

  • Klantgegevens vastleggen

  • Voorraad bijhouden

  • Koppelen aan webshop

4. Waar zet je het kassasysteem neer?

Je denkt er niet snel over na, maar de plek van het kassasysteem is een belangrijk punt bij de keuze van het systeem. Vooral vanwege de hardware is het verstandig om hier over na te denken. Moet het kassasysteem ingebouwd worden, op een toonbank staan of aan een wand bevestigd zijn ? Heeft u wifi in de zaak en is het signaal sterk genoeg? Wilt u wel een balie? Om uw klanten nog persoonlijker bedienen zie je steeds meer winkels waarbij de balie is verdwenen en medewerkers met een tablet kassa rondlopen.

5. Welke randapparatuur heb je nodig?

Welke apparaten wilt u naast uw kassa app of kassa systeem gebruiken? Denk hierbij aan:

  • Bon, label, keuken printer

  • Barcodescanner

  • Geldlade

  • Klantendisplay

  • Valsgeldchecker

  • Pinapparaat

6. Het kiezen van een kassasysteem of tablet kassa app

Een vast kassasysteem en een kassa app ontlopen elkaar tegenwoordig niet zoveel meer qua functionaliteit. Een tablet kassa heeft voordelen op het gebied van de omvang (klein), uitstraling (modern), mobiliteit (meenemen). Bovendien heeft u misschien wel een tablet over die u als startende ondernemer kunt gebruiken. Dit verlaagt de investering. Voor een grotere horeca zaak is een kassa app minder vanzelfsprekend. Hier zijn snelheid, gebruiksrechten, keukenprinters, tafelindeling etc. van belang.

Wat u sowieso kunt doen is:

Stap 1: Denk vanuit de klant

Hoe komt de klant in mijn winkel?

Wat doet de klant in mijn winkel?

Wat verwacht de klant van mijn winkel (service / garantie)?

Hoe komt de klant weer terug?


Stap 2: Kijk vervolgens naar de kassa

Uit het oogpunt van het bedienen van uw klant (welke klantdata kan ik gebruiken, hoe doe ik retouren, geef ik korting, hoe betalen klanten etc)

Uit het oogpunt van uw financiele administratie (btw/ dagafsluiting / facturen / waardebonnen / spaarkaart)

Uit het oogpunt van het vinden en binden van klanten (marketing mogelijkheden, nieuwsbrieven / omzet en klantgegevens etc)

Uit het oogpunt van uw eigen gemak (vergeet deze niet want uw tijd is goud waard, denk aan het gemak van één support afdeling, goede service bij storingen, snelheid)

Denk aan uw eigen toekomst (uitbreiden met een webshop?)


Stap 3: Vergelijk de mogelijkheden

Vergelijk de functionaliteiten (bijvoobeeld op deze site, maar ook door navraag te doen bij collega ondernemers)

Vergelijk de kwaliteit van de support, service (snelheid / in eigen beheer of uitbesteed) en uw eigen gemak (alles-in-een)

Kies een betrouwbaar (en door de belastingdienst goedgekeurd) kassasysteem

Vergelijk nu pas de kosten (en laat het gratis kassasysteem links liggen zie dit eerdere blog artikel)

7. Is een kassasysteem voor uw branche noodzakelijk ?

Binnen elke branche spelen er andere wensen wat betreft kassasystemen. Toch zijn 80% van de functionaliteiten bijna identiek binnen elke branche. Wanneer u op zoek gaat naar een geschikt kassasysteem is het aan te raden om collega's binnen uw branche te vragen.

8. Welke service verwacht je van je aanbieder van het kassasysteem?

Naast de hardware en de software van het kassasysteem is service een belangrijk aspect in de keuze van een geschikte leverancier. Snelle serviceverlening is belangrijk bij vragen, storingen en/of beschadigingen van het systeem. Ga niet zomaar af op wat een leverancier aan service zegt te bieden, maar maak eerst een lijstje met wat je wilt.

Wil je ook in het weekend kunnen bellen? (aan te bevelen)

Wil je ook dat er een service monteur in het weekend langskomt?

Hoe snel wil je dat de service is? (4-8 uur is normaal)

Moet de service monteur ook verstand hebben van je pin-apparaat? (erg makkelijk)

Wat verwacht je van de service op je webshop? (chatfunctie in avond is handig!)


9. Wat is je indruk van de mogelijke leverancier van het kassasysteem?

Naast service is dit misschien wel het belangrijkste punt: Heeft u een goed gevoel bij de leverancier van het kassasysteem? Ga bij uzelf na of u correct bent geholpen aan de telefoon. Was de uitleg van de verschillende mogelijkheden duidelijk en werd er met u meegedacht? Wanneer u een kassa of betaalsysteem wilt aanschaffen, dan gaat u vaak een langdurige relatie aan met de leverancier van het kassasysteem. Uw gevoel is daarom ook belangrijk.

10. Hoe zit het met de installatie en uitleg van het kassasysteem?

Als je hebt gekozen voor een kassasysteem dan volgt de installatie en uitleg over de werking. Als het goed is heeft u vooraf al een aardige indruk van de werking van het kassasysteem, maar de leverancier zal zich hier moeten bewijzen. Maak het hem niet te makkelijk!

#starter #tabletkassa #kassasysteem #webwinkel #kassakopen

0 keer bekeken