• Geert

Een kassa kopen: waar moet je op letten? De 10 vragen die ondernemers moeten stellen.

Bijgewerkt: 13 jan 2019




Er zijn enorm veel kassasystemen te koop. Daardoor is het moeilijk om te bepalen wat de kassa is die aan jouw behoefte voldoet. In dit artikel geven we een overzicht van de zaken waar je op moet letten bij het kopen van een kassa. Een kassa kopen is namelijk complexer dan je denkt.

Bedrijfstype

Veel kassasystemen zijn branche specifiek. Aan de ene kant heb je horeca kassa's en aan de andere kant retail kassa's. Sommige kassasystemen kunnen met beiden overweg. Per branche hebben kassa's specifieke functies beschikbaar, zoals menukaarten en keukenprinters in de horeca, of gekoppelde weegschalen bij vishandelaren of slagers. Als je een kassa gaat kopen bedenk dan goed welke zaken bij jouw bedrijf passen.

Wat kost een kassa

Het is voordehand liggend, maar het is goed om vooraf te bepalen wat je voor een kassasysteem over hebt. Want hoe belangrijk een kassa ook is, het blijft een investering die ten koste gaat van andere zaken. Een belangrijk onderdeel van de aanschaf of huur van een kassa is de hardware. Dit kan aardig in de papieren lopen. Verder bepaalt de kassa software de mogelijkheden van je systeem. Het is zeer verstandig om hier de nodige tijd aan te besteden. Tot slot heb je naast de kassa nog een leverancier nodig voor het pin apparaat.

Kassa hardware: de kosten van kassa hardware hangen van een aantal dingen af. Dit gaat verder dan de kassa alleen. Ook een printer, een scanner, een standaard, en een kassalade etc tellen mee. Verder is bepalend of je gebruikt wilt maken van mobiele apparaten (bijvoorbeeld om bestellingen op te nemen) en over hoeveel vestigingen het gaat. Op hardware kun je deels bezuinigen. Een tablet kassa werkt bijvoorbeeld al op een eenvoudige Samsung van 150 euro. Toch zijn er ook (complete) systemen die oplopen tot 5000 euro.

Kassa software: De prijs van de kassa software is natuurlijk afhankelijk van de mogelijkheden. Hier staan we verderop bij stil. Het is gebruikelijk dat je ofwel een licentiekosten betaalt (gemiddeld 15% van de aanschaf) of dat je een bedag per maand betaalt. Voor een tablet kassa systeem ben je tussen de 40 euro en 60 euro per maand kwijt (excl hardware).

Pinapparaat: Pinnen is een service die je natuurlijk wilt bieden. Het scheelt je als ondernemer een hoop gedoe. Pinautomaten heb je in verschillende soorten en maten. Voor een opstelling in een winkel of in een restaurant betaal je gemiddeld eenmalig 400-800 euro. Je huurt een pinterminal vanaf ongeveer 40 euro per maand bij bijvoorbeeld je bank of ccv. Naast het pinapparaat kun je ook geld besparen door naar de kosten van de transactieverwerking te kijken. Je kunt bij de pinleverancier navragen wat de kosten zijn. Vaak gaat dit in bundels. Een retailer betaalt gemiddeld 4-6 cent per transactie. Soms zijn er afspraken met brancheorganisaties zoals de KHN waar je van kunt profiteren.

Gebruiksgemak

Dit is natuurlijk een open deur, maar laat je niet teveel afleiden door het design, de mogelijkheden en de opties waar je uit kunt kiezen. Het gebruik van het systeem kan een jarenlange irritatiefactor zijn. Kijk of je het systeem een paar maanden kunt uitproberen, zonder dat je eraan vast zit. Tablet kassa leveranciers bieden vaak uitgebreide probeer versies. Soms zijn deze nog niet gekoppeld aan een printer of betaalapparaat, maar neem dat dan maar even voor lief. Niets is zo vervelend als je ergens voor jaren aan vast zit en je je iedere dag irriteert.

Service en support

Misschien zijn service en support wel de belangrijkste zaken waar je naar moet kijken. Hoe zit het met de bereikbaarheid, ook 's-avonds en in het weekend? Heeft de leverancier een field-service met monteurs die binnen een aantal uur op je stoep kunnen staan? Veel ondernemers kiezen bewust voor een partij waar dit goed voor elkaar is en die bijvoorbeeld ook de storingen in het pinapparaat kunnen verhelpen. Voor de Horeca is Eijsink een betrouwbare partij, maar ook Valk Software, De Haan, Janssens, Cow Hills, Le Credit Sportif, Nuus en Leza zijn bekende traditionele partijen. De tablet kassa leveranciers zoals Cashr, Countr en Lightspeed hebben soms goede afspraken met installatiebedrijven, maar vraag hier goed op door. Tijdelijke uitval van je kassa of pin verlaagt je omzet direct!

Wat kan kassa software? De 10 vragen die je moet stellen

De mogelijkheden van kassa-systemen zijn eindeloos. Toch is er een aantal zaken die je relatief gemakkelijk met ja of nee kunt beantwoorden. Hieronder staan enkele vragen die je jezelf kunt stellen:

1. Hoeveel ruimte mag het kassasysteem in nemen?

Denk goed na over de opstelling van de kassa in je winkel. Je toonbank is ook verkoopruimte die je liever niet met een groot kassa systeem vult. Denk ook na of het handig is dat je kassa of je pinapparaat mobiel is. Mocht je van plek willen veranderen dan is dat wel zo makkelijk en voor de kosten hoef je het tegenwoordig niet te laten.

2. Hoe wil je producten registeren op je kassa?

Denk aan het indrukken van toetsen, een touchscreen, een scanner. Maar ook productgroepen en zoekfuncties zijn makkelijk en noodzakelijk als je veel verschillende producten verkoopt of menu's hebt.

3. Wil je de voorraad bijhouden in de kassa?

Je kan natuurlijk handmatig je voorraad tellen. Als je kassa dit doet is dat wel zo makkelijk. Het geeft je direct inzicht in de bestellingen die je moet plaatsen. Denk ook na of je met barcodes gaat werken en of je webshop en je winkel uit dezelfde voorraad putten. Als je meer dan 1 vestiging hebt is een centrale en aan elkaar gekoppelde voorraad zeker aan te raden.

4. Wil je je webshop koppelen aan je kassa?

Dit kan erg makkelijk zijn. Zo behoud je het overzicht op je voorraad en heb je één klant en product administratie. Ook heb je de mogelijkheid om de daltijden in je winkel op te vullen met het regelen van de verkoop via je webshop. Veel kassaleveranciers leveren tegenwoordig ook webshops. En heeft u er al een? Dan kan deze ongetwijfeld worden gekoppeld. Het kan echter ook aantrekkelijk zijn om een nieuwe shop in te richten die naadloos aansluit op je kassa. Lightspeed heeft om deze reden SeoShop overgenomen. En Eijsink heeft Live Control gekocht.

5. Wil je klantgegevens kunnen noteren in je kassasysteem?

Dit kan handiger zijn dan je denkt. Bijvoorbeeld om bestellingen of reseveringen te noteren of voor het geven van vaste kortingen, maar ook voor het sturen van je nieuwsbrief.

6. Heb je of wil je met een spaarsysteem, kortingen en tegoedbonnen kunnen werken?

Denk aan spaarpunten, kadobonnen, personeelskorting, vaste klanten korting of makkelijk korting geven op een deel van je collectie bij een uitverkoop. Het zijn functies die in het begin wellicht niet zo belangrijk lijken, maar die je op termijn veel gemak opleveren.

7. Hoe wil je het zicht houden op je medewerkers en op de dag opening en dag afsluiting?

Een aparte inlog die ook bij medewerkerswissel registreert kan handig zijn. Ook uren registratie en rapportages op medewerker niveau werpen vaak zijn vruchten af.

8. Wil je je kassa bon instellen?

Voor een stuk bekendheid en eventueel als een aankoopbewijs van de klant wil je de winkel of restaurant gegevens op de kassabon afdrukken. Dit kan vrijwel ieder modern kassa systeem.

9. Wil je een koppeling met een boekhoud pakket kunnen maken?

Als er één ding is waar ondernemers blij van worden dan is het wel als de boekhouding geautomatiseerd is. Het maakt zowel de ondernemer als de boekhouder blij. Veel systemen leveren koppelingen naar boekhoudpakketten. Exports naar Excel zijn ook mogeijk, maar leveren meer gedoe op.

10. Wil je het gemak van alles bij 1 partij?

De kassa kopen, het pinapparaat, de transactieverwerking, de hardware en de service zijn bij enkele partijen allemaal in een te verkrijgen. Wil je het jezelf makkelijk maken en is continuiteit belangrijk? Kies dan voor een gevestigde naam met een eigen service apparaat. Misschien betaal je ietsje meer, maar je krijgt er veel gemak en bedrijfszekerheid voor terug.

#webshop #tablet #nieuwekassa #kassakopen #kassa #tips #kassasysteem #kassasoftware

0 keer bekeken