• Geert

Betaalmethoden: tips voor startende ondernemers




Als startende ondernemer heb je veel te regelen. Sommige dingen vind je leuk om te doen, maar administratie en betalingsverkeer zien de meeste starters als een noodzakelijk kwaad. Om het zo makkelijk mogelijk te maken hebben we een overzicht gemaakt van de manieren waarop je als ondernemer geld van je klanten kunt ontvangen. Ook geven we aan wat je daarvoor moet regelen en bij wie je kunt aankloppen. Wil je meer weten, kijk dan in het Geldboek voor ondernemers.

Digitalisering: cashless winkelen Supermarkten waar je alleen kunt pinnen en winkels waarbij je de kassa overslaat: de digitalisering is in het MKB flink in opkomst. Veel ondernemers hebben een webshop en stimuleren pinnen ook voor kleine bedragen. Toch zal het contante geld niet zomaar verdwijnen. Contant geld is namelijk een wettig betaalmiddel, maar de wet verplicht niemand om wettige betaalmiddelen te accepteren. Een winkelier moet in dat geval wel duidelijk aangeven welke betaalmiddelen je wel of niet accepteert. Dus ook als starter zou je cashless kunnen beginnen.

Hoe ga je om met contant geld? Als je een winkel of horecabedrijf hebt dan zul je echter in veel gevallen contant geld willen accepteren. Je klanten willen eenvoudigweg (nog) in contanten betalen. En, laten we eerlijk zijn, er zijn ondernemers die contant geld prettig vinden. De gedachte is, dat contant geld minder makkelijk voor de belastingdienst te traceren is, dan geld dat via een pinapparaat wordt betaald. Wanneer je echter veel brief- en muntgeld in kas hebt, loop je meer risico op diefstal of zelfs een overval. Bewaar het geld daarom liever niet op de zaak, maar stort het dagelijks op jouw zakelijke bankrekening.

Contant geld afstorten

Je kunt contant geld storten in de afstort-automaat die op sommige bankkantoren staat. Je kunt bij deze automaten zowel brief- én muntgeld storten. Er is geen speciale overeenkomst voor nodig. Het voordeel van deze methode is, dat het bedrag direct op je rekening wordt bijgeschreven.

Slimme kluis

Heb je veel contant geld dan kun je het ook direct in je zaak in een afstortkluis storten. In deze slimme kluis stop je eenvoudig de inhoud van je kassa. De kluis telt automatisch elk biljet, controleert het op echtheid en schrijft het de volgende dag bij op je bankrekening. Als de kluis bijna vol is, haalt G4S de inhoud op. Voor de meeste startende ondernemers kan dit echter niet uit. Het kost ongeveer 75 euro per maand en 5,5 cent per biljet.

Wat komt er kijken bij het pinnen? Een pinapparaat is onmisbaar voor ondernemers. Pinnen is de meest gebruikelijke manier van betalen in Nederland en voor jou als startende ondernemer ook het efficiëntste: snel, veilig en eenvoudig. Ook voor je klanten is je pinapparaat makkelijk. Ze betalen altijd gepast en het gaat super snel. Wat ook interessant is, is dat diverse onderzoeken laten zien dat klanten meer geld uitgeven als zij het pinapparaat gebruiken. Daarnaast geeft een pinautomaat jou minder administratieve lasten en wordt het geld de volgende werkdag op je rekening bijgeschreven. Aan het pinnen zijn uiteraard ook kosten verbonden. De tarieven hebben we in een apart overzicht gezet.

De kosten van pinnen

Ook al hebben we in Nederland het goedkoopste pintarief, pinnen is voor ondernemers nog steeds een kostbare zaak. Het is wel veel goedkoper en veiliger dan contant geld. De kosten van pinnen zijn in een aantal variabelen op te delen. De kosten van:

  1. de betaalautomaat (afschrijving, onderhoud of huur)

  2. de service (wilt u dat storing snel worden verholpen dan is dat handig)

  3. de pin-transactiekosten (van de bank of leverancier van het pinapparaat)

  4. de internetverbinding (of 3G verbinding bij een mobiele pinapparaat)

  5. de bijschrijvingskosten van de bank

Het pinapparaat

Pinapparaten zijn er in verschillende vormen. De meest gebruikelijke vormen zijn:

  1. Smartpin oplossingen Voor deze oplossingen heb je je mobiele telefoon nodig om het bedrag naar het pinapparaat te sturen. Voorbeelden zijn iZettle, SumUp, Rabo SmartPin en CCV Mini.

  2. Vaste opstellingen voor je winkel of horecazaak Deze oplossingen zijn erg degelijk. Je kunt ze aan je kassa koppelen, maar ook zonder kassa koppeling kun je het bedrag invoeren. Voorbeelden zijn CCV of Worldline.

  3. Mobiel pinapparaat Een mobiel pinapparaat werkt via een wifi of 3G/4G verbinding. Je voert op het pinapparaat of de kassa het bedrag in en geeft het apparaat aan je klant om te betalen. Bekijk hier het overzicht van de kosten

Uit welke betaalvormen kun je kiezen

Betalen met een bankpas

De meeste Nederlanders betalen met hun bankpas. De kosten van een bankpas transactie verschillen relatief sterk per pinapparaat. Kies jee een standaard pinapparaat zoals je deze in de meeste winkels tegenkomt dan betaal je als startende ondernemer tussen de 5 en 6ct per transactie. Daarnaast wordt er een maandelijks bedrag gerekend dat varieert tussen de 3 en 4 euro.

Betalen met een creditcard

Iets meer dan de helft van de Nederlanders heeft een creditcard van Visa of Mastercard. In de praktijk gebruiken Nederlanders deze weinig voor aankopen in winkels. Online wordt de creditcard wel gebruikt. Voor kledingzaken en restaurants is het accepteren van een creditcard wel aan te raden. Het kan ervoor zorgen dat je meer kunt verkopen. Voor het accepteren van een creditcard is vaak een aparte overeenkomst nodig met je bank of leverancier van je pinapparaat. Het verschil met een bankpas betaling is o.a. dat je als ondernemer een percentage betaalt over de aankoop van je klant. Dit ligt meestal tussen de 1 en 2% je omzet. Het kan lonen om hiervoor te shoppen, maar kies je voor gemak dan sluit je deze overeenkomst direct af bij het kopen van je pinapparaat. De grootse pinapparaat leverancier van Nederland (CCV) rekent bijvoorbeeld 1,6%.

Mobiel betalen

Steeds meer consumenten betalen met hun mobiele telefoon of met een wearable zoals een ring, armband of sleutelhanger. De meeste Nederlandse banken hebben hier inmiddels apps voor. Als ondernemer hoef je niets te doen om mobiele betalingen te accepteren. De bank app van de consument werkt hetzelfde als een bankpas. Dit is ook zo bij GooglePay en ApplePay. Je hoeft hier als ondernemer niets voor te doen. De enige beperking (voor consumenten) is dat de banken-apps alleen werkt met een Android telefoon.

QR betalen

Een nieuwe vorm van mobiel betalen in betalen via een QR code. De meeste consumenten zullen de benodigde app echter niet hebben, waardoor deze betaal methode moeilijk van de grond komt. Een voorbeeld van QR betalen is Payconiq. De pinapparaten van CCV zijn voor deze betaal methode geschikt.

Betalen met Bitcoins

De Bitcoin is een van de elektronische valuta waarmee klanten zowel online als in bepaalde fysieke winkels kunnen afrekenen. Als startende ondernemer is het accepteren van bitcoins absoluut geen must.

Betaalverzoek

Het is bij alle banken mogelijk om, net als bij Tikkie, betaalverzoeken te sturen. Zo kan je klant direct betalen en heb je direct de bevestiging dat het geld op je rekening staat. Heb je weinig pintransacties, of heb je bijvoorbeeld een kapsalon of wellness studio dan is een betaalverzoek veruit het voordeligste voor je. Als je het laat lopen via je privé rekening dan heb je er ook nog geen kosten aan.